議事録とは、その打ち合わせで決まった事柄や経緯を要約して保存しておき誰でも理解できるようにするもの、と言えます。
よく客先同行しに行ったり打ち合わせに出たりすると、新人や若手は特に「議事録」取って！なんて言われたりしませんか？
その度に嫌々書き始めるけど、
何言ってるかさっぱりわからない、文字の羅列しか入ってこない、新人にやらせてただ先輩楽したいだけじゃね？、、、
など色々邪念が入ってくるかと思います。
が、この議事録をちゃんと作れるようになると仕事がとても捗るようになります！そして書けなければ仕事を思うように進めることは難しいとも言えます。
なぜなら、普段議事録を取らないような先輩がいても実際各々の頭の中では議事録と同等のことが進んでいるからです。
ビジネスも機械と同じくロジカルに動くので、結果や経緯を如何に捉えるかが重要です。
そのため議事録をひたすら取り続けることで、以下の3つの能力がバッチリ付きます。
■背景の把握力
商談や打ち合わせの場は背景をどれだけ把握してるかが大前提となります。全く背景を知らない場合、まず背景を把握することから努めましょう。
そして、大抵の打ち合わせ前にはある程度、どういった展開になりそうか読める打ち合わせが多いです。
もちろん会議体によっては新しい情報がたくさん出て来る場もありますが、そういう時は大体みんな理解できるよう要約して報告や共有がされます。
まぁ、中にはだらだらと脈略なくただ話し続ける会もありますが、そういうのは会議と呼ばないので議事録とかは考えなくていいと思います。
背景把握と打ち合わせの議事内容がある程度読めてくれば、今度は自身でその流れをコントロールできるようになります。そうなると仕事を主体的に取り組めるようになり、成果を出しやすくなります。
■要約力
他の記事でも言ってますが、ビジネスの場では要約力が凄まじく必須になります。要約は要点をまとめてわかりやすく伝える行為です。そして要点を知るには文脈を適切に理解している必要があります。
議事録を描くためには、会話の構造を理解して抽象度をコントロールして目的に合った理解ができるように書き記す必要があります。
わからない単語があったときに昔は国語辞典とか引いて調べて理解をしてたかと思います。では今思いついた言葉の意味を述べる時、国語辞典と同じ内容を思い浮かべるかというと違うかと思います。
言葉はその場の目的や相手の立場によって選択肢が変わってきます。つまり、要約できるということはそれらの立ち位置や目的を理解できているということになります。
今後の相手への接し方やビジネスの進め方がとてもスムーズになります。
■言語処理能力
元も子もない話かもしれませんが、単純なベースの言語処理能力が上がります。
もちろん、色々な人がいると思うので向き不向きがありますが、多くの人はビジネス上の言語処理能力は高くなるかと思います。
背景把握したり要約したりすると言語処理で結構頭を使いますが、その分物事を早く進めることができたり質の高い仕事ができたりします。
そうなると、普段のベースの物事の処理能力が格段に高くなります。
いかがでしたでしょうか。
千里の道も一歩から。地道に積み重ねて、積み上げたものはそう簡単には崩れないですし劣化しにくいです。そしていち早く積み上げて行った人が、次のステージに上がれるチャンスを掴む確率が高くなるかと思います。
何かプラスになるものがあれば幸いです、では！！
